Besprechungen als "Stein des Anstoßes"

In Zukunft wird es eher mehr als weniger Besprechungen geben, darin sind sich Experten einig. Es scheint also sinnvoll zu sein, über die Besprechungskultur im eigenen Hause nachzudenken.
Kommunikation
Sind Sie auch frustriert von den ständigen Sitzungen, Besprechungen, Arbeitskreisen, Meetings und wie sie alle heißen, die mehr oder weniger planlosen Zusammenkünfte?
Da sind Sie nicht alleine: Nur die Hälfte der Manager findet Besprechungen nützlich (nach einer Umfrage bei 124 Unternehmen, durchgeführt von der „Minolta GmbH, Langenhagen“). 850 Führungskräfte wurden vom „Strategie-Forum Hannover“ befragt: 51% bemängelten die Qualität von Sitzungsergebnissen, 76% das ungesunde Verhältnis von Zeitaufwand und Nutzen und 81% die mangelhafte Organisation und den chaotischen Ablauf. Vor allem Dauer und Häufigkeit der Besprechungen wurden beklagt.

„Meetings sind vielfach zu rituellen Routineveranstaltungen verkommen, deren Zweck sich allein durch das Abhalten legitimiert.“

Die Liste dessen, was Frust erzeugt, lässt sich beliebig erweitern und konkretisieren:

  • unklare, nichtssagende Einladungen

  • Chefs und Kollegen, die vom Thema abschweifen oder alle und alles „totreden“

  • passive, unaufmerksame Teilnehmer

  • zu viele Tagungsordnungspunkte

  • fehlende oder unklare Protokolle am Ende der Sitzung

  • diverse Spielchen auf einer vorgetäuschten, inhaltlich argumentativen Ebene, als da sind: „Ja, aber...“ oder „das geht nicht, weil...“, „das ist ja unmöööglich“, „das haben wir immer so gemacht“, „wer war das?“ oder „wer ist schuld?“, „ich weiß, was richtig und was falsch ist“ oder „ich bin hier der Boss“, „ich bin verwirrt“ oder „jetzt verstehe ich überhaupt nichts mehr“.

Sicher ließe sich diese Liste, je mehr wir ins Detail gehen, ausweiten und beliebig verlängern.
Einiges davon lässt sich durch Organisations- und Spielregeln in den Griff bekommen. Doch selbst gut organisierte Treffen sind zum Scheitern verurteilt, wenn der „Steuermann“ die Gruppenprozesse nicht im Griff hat.

Jedoch: Weniger als zehn Prozent der Führungskräfte können Gruppenprozesse aktiv gestalten. So die Schätzung von Fachleuten. Woher sollen sie auch? Wo lernt man das, außer bei den Pfadfindern und Jugendgruppen? In Zukunft wird es eher mehr als weniger Besprechungen geben, darin sind sich Experten einig. Es scheint also sinnvoll zu sein, über die Besprechungskultur im eigenen Hause nachzudenken.

Ein Sitzungscontrolling würde durchaus Sinn machen in Bezug auf Effizienz, Zeitmanagement und Personen-Tage.

Angehende Führungskräfte werden zwar vereinzelt auf Moderationstrainings geschickt, aber bis sie die Hierarchiestufe erreicht haben, wo sie wirklich Einfluss auf die Besprechungskultur nehmen könnten, sind sie gefangen im Trott und in „wichtigen Entscheidungen“ und wollen sich nicht mehr mit den Niederungen des Alltäglichen befassen. So bleibt denn alles beim Alten, bis auf einige wenige, tapfere Kämpfer und herbeigerufene „Externe“, die die festgefahrene Karre ab und an mal aus dem Sumpf ziehen müssen.