Die effektive Art des Meetings insbesondere in Zeiten der Veränderung

Ziel eines Stehkonvents ist der regelmäßige aber zeitlich befristete Austausch von Informationen und Meinungen zu aktuellen Fragen, Aufgaben, Problemen und Entscheidungen in alle Richtungen. Die Konzentration auf das Wesentliche und Wichtige ist dabei eines der Prinzipien. Dadurch wird Transparenz über alle Hierarchien hinweg geschaffen und damit – soweit möglich  - auch Sicherheit gegeben.

Gerade in Zeiten der Veränderung ist es wichtig, dass alle Führungskräfte aber auch Mitarbeiter auf dem selben Stand sind, dass Transparenz über alle Ebenen hinweg herrscht und so den Mitarbeitern eine möglichst große Sicherheit über die Zukunft, die weitere Entwicklung und die nächsten (Entwicklungs-)Schritte gegeben wird.
Unsicherheit und Unwissenheit führt in der Regel bei allen Beteiligten zu Demotivation, Unsicherheit, Angst und der berühmt aber berüchtigten Gerüchteküche, die ein Unternehmen im Wandel irre beeinflussen und beeinträchtigen kann. Wenn ich weiß, was auf mich zukommt, kann ich mich besser darauf einstellen und nach Lösungen suchen, als wenn die Unsicherheit und Angst vor Veränderung und vielleicht auch Arbeitsplatzverlust wie ein Damokles-Schwert über mir hängt.

In Zeiten der Veränderung ist Zeit noch mehr als sonst für die Führungskräfte ein begrenztes Mittel. Meist jagt ein Meeting das andere und der Kontakt zu und Austausch mit den Mitarbeitern, der in Veränderungsprozessen ungemein wichtig ist, fällt den Meetings mit den Führungskollegen und der Unternehmensleitung zum Opfer.

Ein Stehkonvent kann hier – aber auch im sonstigen Geschäftsalltag – ein gutes Mittel sein um Zeit zu sparen, Informationen auszutauschen, schnell und nachhaltig zu Entscheidungen zu kommen, aktuelle Fragestellungen und Probleme zu lösen und sich gegenseitig zu unterstützen.

Aber was macht den Stehkonvent aus und unterscheidet ihn von anderen Meetingmethoden?

Zielgruppe sind zunächst alle Mitglieder der Geschäftsführung sowie alle Gruppen und Teamleiter, damit alle Gruppierungen aus erster Hand über dieselbe Info verfügen und „Flurfunk“ und Gerüchte dadurch eingeschränkt werden.

Der Stehkonvent findet regelmäßig an einem fest vereinbarten Zeitpunkt jeder Woche, 14-tägig oder monatlich statt. (Je nach Stand eines Wandels, können die Abstände der Treffen auch variieren.)

Der Stehkonvent wird von einem oder zwei Moderatoren geleitet. Zu Beginn macht es Sinn dafür externe Berater zu nutzen, bis die Methode allen Beteiligten bekannt und gelernt ist. Dieser Prozess kann eine Weile dauern, das die Methode das aktive Einbringen jedes Einzelnen insbesondere auch bei schwierigen Themen voraussetzt. Nach diesem Lern- und Erfahrungsprozess können auch 2 Moderatoren aus dem Unternehmen die Leitung übernehmen.

Als Rahmen für die Veranstaltung wird ein Raum benötigt, in dem alle Beteiligten gut Platz haben und sich an Stehtischen versammeln können. Zusätzlich wird auf den Tischen Moderationsmaterial (Karten und Stifte) benötigt. Im Raum stehen für alle sichtbar ein bis zwei Pinnwände.

Wie läuft es organisatorisch ab?:

1. An den Stehtischen reden die Führungskräfte miteinander: „Was tut sich?“ (Konzentration auf das Wesentliche) - Dauer: 10 min.

2. An jedem Tisch werden Info-Karten zum Thema „Unser Veränderungsprozess“ in Frageform gesammelt:  Wie…?, Was …?, Womit …? (damit es Antworten gibt) - Dauer: 10 min.

3. Fragen auf Pinn clustern

4. Kurze Antworten zu jede  Frage, bzw. Was passiert mit der Frage? (nicht länger als 3 min. pro Punkt)
Von dem, der das entsprechende Wissen hat, also Fachabteilungen, Geschäftsführung o.a.; bei komplexeren Themen werden Verantwortliche zur Klärung und ein Informationstermin festgelegt

Gesamtdauer der Punkte 3 und 4: 30 min.

5. Gelegenheit, noch stehen zu bleiben und Bilaterales zu klären - Dauer: 10 min.

Die bisherigen Erfahrungen zeigen, dass durch den Stehkonvent viele wichtige Themen, die im Alltag oft untergehen, schnell und kompetent in der Führungsmannschaft besprochen und entschieden werden können. Rückmeldungen der Führungskräfte zeigen, dass diese mit einem guten und sicheren Gefühl und Klarheit aus der Besprechung gehen, was sie Ihren Mitarbeitern sagen können und wie sie auf bestimmte Situationen reagieren können.

Insbesondere die Kürze und Knappheit des Treffens ohne lange Diskussionen, jedoch mit viel Inhalt werden von den Teilnehmern sehr geschätzt.

Ein wesentliches Qualitäts- und Erfolgskriterium ist allerdings, dass die Methode erst einmal von Moderatoren geleitet wird, die die Methode kennen und darin geschult sind, die Themen kurz und knapp zu moderieren sowie die Ergebnisse zusammenzufassen. Auch wenn der Ablauf einfach und verständlich klingt, so kann man in der Umsetzung auf allen Seiten doch ungute Fehler machen.

Auch für die Teilnehmer ist es ein Lernprozess ihre aktuellen Fragen, Problemstellungen und Themen in ihren wesentlichen Punkten darzustellen und sie in die große Gruppe der Führungskräfte einzubringen. Im Verlauf der Treffen nimmt dahingehend das Vertrauen und die gegenseitige Offenheit erfahrungsgemäß schnell zu.

In einigen Firmen ist der Stehkonvent deshalb schon zu einem festen Bestandteil der Meetingkultur geworden, den die Beteigten nicht mehr missen möchten.

Wenn wir Ihr Interesse wecken konnten und Sie mehr darüber wissen möchten, melden Sie sich gerne bei uns.